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Le Guide du Management des stagiaires en télétravail

Vous avez recruté des stagiaires pour vous donner un coup de pouce dans votre activité en télétravail et vous souhaitez des conseils pour être le manager idéal ? 

C’est parti pour une palette de propositions qui vont vous permettre de vous organiser tout en leur permettant de bénéficier d’un stage formateur !

La première journée d'accueil

Mettre à l'aise

Pour créer une relation de confiance avec votre stagiaire, l’idéal est de prendre une demie journée a minima pour échanger avec lui (si vous n’avez pas abordé ce point en entretien). 

Utilisez des questions qui créent le contact comme : 

  • Quels sont tes projets de vie, tes ambitions, tes aspirations ?
  • Quelle personne tu voudrais être dans x années ?
  • Comment as-tu vécu ta formation dans cette école ?
  • Sur quel type de missions te sens-tu plus apte à gérer ? 

Mais n’oubliez pas que c’est un échange. Parlez de vous autant que vous donnez la parole à votre stagiaire. Même en télétravail, il faut que la discussion soit le plus naturel possible. Une relation d’authenticité permet une collaboration bien plus nourrissante pour les deux parties. 

Présenter le contexte

Vous pouvez également transmettre un diaporama de présentation de votre entreprise ou de votre activité pour donner des éléments visuels à votre nouveau collaborateur. En effet, il comprendra mieux dans quelle dynamique vous vous situez si vous lui donnez un support clair sur le contexte qu’il va devoir appréhender. Je recommande le site Canva si vous voulez faire quelque chose de sympa visuellement sans y passer trop de temps. 

Vous pourrez y mettre : 

  • L’histoire de votre entreprise 
  • Le cadre de votre activité 
  • Qui vous êtes
  • Le type de missions que vous allez lui proposer (en définissant des grands thèmes)
  • Le cadre du stage (horaires, présence, format du stage)
  • L’organisation (documents à rendre, plateforme de travail, temps d’échanges)
  • Vos coordonnées

Donner les premières missions

C’est parti pour challenger votre stagiaire. En effet, il va rapidement attendre du travail pour entrer dans le vif du sujet, d’autant plus si la période où il vous accompagne est de courte durée. 

Donnez lui les premières missions (3 tâches par jour maximum) et laissez lui la demie journée pour la terminer. Faites le point le soir-même ou le lendemain matin pour lui demander son avancée. 

La visio étant parfois fatigante puisqu’elle demande une certaine concentration, votre stagiaire appréciera d’avoir des temps de travail en individuel, sans forcément se sentir observé en continu. Faites-lui confiance et donnez lui des objectifs courts, possiblement avec des deadlines pour lui permettre de voir l’avancée régulière de son travail, mais aussi varier les missions. 

L'organisation du stage

To do list

Pour commencer à structurer vos journées et donner des tâches intéressantes à votre stagiaire, commencez par écrire, toutes les tâches qui vous passent par la tête et qui pourraient servir votre projet/activité/entreprise. Centralisez tout sur un outil qui vous permet d’organiser facilement les tâches (personnellement, j’utilise Ticktick qui a révolutionné mon organisation de travail, mais vous pouvez utiliser un Excel classique et avoir une case par mission).

Une fois que cela est fait, essayez de prioriser au maximum ce qui est important pour booster votre business. Il peut également être intéressant de répartir ces tâches dans le temps (découpez-les en objectifs plus petits si elles sont trop grandes, de manière à ce qu’elles soient réalisable en une journée au moins). Attribuez 1 à 3 tâches par jour à votre stagiaire et notez des temps dans la journée pour échanger ensemble. 

Pour effectuer le suivi des missions, partagez cette ToDoList sur une application (comme TickTick) ou un cloud, que votre stagiaire pourra modifier ; il pourra proposer des initiatives,  surligner/cocher les tâches effectuées. Cela vous donnera une vision sur les possibilités et le temps accordé pour chaque mission (temps que vous gagnerez au passage)

 

Manager le temps

En télétravail, il est nécessaire d’avoir de la souplesse et d’accorder sa confiance au stagiaire. Si vous lui donnez quelques tâches précises par jour, il doit pouvoir gérer son temps. 

Demandez lui d’être joignable a minima de 10h à 17h et laissez-le s’organiser le reste de la journée. Sa mission ; valider chaque étape de la ToDoList dans le temps imparti. S’il est efficient, la confiance est un cadeau que vous lui faites, tout aussi gratifiant qu’un petit billet parfois. Il va progresser sans être sous pression, en respectant son rythme de sommeil, ses habitudes et en profitant de son cadre de vie quotidien. Demander ce créneau vous permet également de respecter votre propre niveau d’énergie et de motivation. 

Vous atteindrez vos objectifs en ayant planifié la ToDoList au préalable. Donc ; sérénité pour le stagiaire qui a une vraie vision sur ses missions, et apaisement mental pour vous également puisque vous gérez le timing sur plusieurs semaines. En laissant la maîtrise du rythme quotidien à chacun, vous devriez apprécier des résultats intéressants.

 

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Manager l'humain

Les réunions à heure fixe tous les lundi matin, ça saoule de nombreux salariés depuis la révolution industrielle me semble-t-il… Alors si vous fixez un moment de bilan une fois par semaine, trouvez un format qui n’apparaisse pas comme « obligation de travail ». 

Commencez déjà par donner un nom plus sympa à la réunion. Dans mon ancienne association, on appelait ça « réunion coordination » (mais on était 30, donc pour gérer chaque pôle c’était plus simple), plutôt que d’appeler ça « réunion de bureau » et d’avoir cette notion de hiérarchie qui n’avait pas lieu d’être. 

Vous pouvez l’appeler « Temps d’échange du vendredi » ou « Point feedback » ou « Point hebdo », quelque chose qui sonne comme un partage plutôt que comme une réunion d’information descendante. 

Et sur ce temps là, vous allez pouvoir discuter. 

– Comment tu t’es senti.e cette semaine ?
– Quels sont les tâches de la semaine qui t’ont semblé plus intéressantes ?
– Sur quoi tu as eu plus de mal ? Pourquoi ? 
– En quoi tu as besoin que je t’apporte de l’aide ? 
– Sur quelles parties sembles-tu avoir besoin de plus de temps ? 
– Souhaites-tu que l’on échange un autre moment sur un point en particulier (et fixer un moment dans la semaine)

Cela va vous donner de nombreuses clés sur comment rendre le stage plus attractif et le rendre tout aussi efficace pour vous et votre activité. 

Par ailleurs, vous pouvez prendre le temps d’échanger avec le stagiaire plusieurs fois par jour si votre emploi du temps le permet, mais aussi plusieurs fois dans la semaine, par visio, téléphone ou simple sms. Restez en contact et répondez aux questions de la manière qui vous semble la plus évidente. 

Personnellement je fais un point tous les 2 jours vers 14h, et je prends environ 2 heures sur ce temps pour échanger sur plusieurs sujets pour transmettre un maximum à mon stagiaire, tout en faisant un temps de checkup des missions demandées – rectifications, améliorations, nouvelles missions à venir.

Comme cité plus haut, vous pouvez également favoriser l’évolution des compétences de votre nouveau bras droit, en lui proposant des moments d’échange qui vont être majoritairement axés sur l’information descendante. Transmettez et votre collaborateur vous le rendra, par le soin qu’il apportera à son travail. 

N’oubliez pas aussi de donner du sens ; parlez de vos objectifs, du pourquoi de ces missions ainsi que du pourquoi de votre projet/activité/entreprise. 

 

 

Affiner ses compétences

Cette expérience doit être aussi enrichissante pour votre stagiaire que pour vous-même. Gérer une ou plusieurs personnes, c’est déployer ses compétences managériales et prendre des responsabilités ; soyez-en conscient. 

Pour cela, les stagiaires vont vous permettre d’avoir un retour de l’image que vous leur donnez. Posez leur directement la question sur votre posture managériale, avec des questions ouvertes si possible. Notez la richesse de leur propos et agrémentez votre profil de manager avec leurs suggestions. 

 

Clore le stage en beauté

Faites le point avec votre collaborateur avant son départ. 

Abordez les éléments que vous avez apprécié et moins apprécié en lui demandant ce que lui aussi a pensé du stage. Cela permettra à chacun de s’améliorer à l’avenir

S’il vous a permis d’atteindre vos objectifs, n’hésitez pas à le recommander et à lui faire de la publicité sur LinkedIn ou d’autres réseaux, en expliquant quelles sont ses forces et pourquoi vous lui avez fait confiance. Nulle besoin de gratification si vous ouvrez des portes pour la suite de sa carrière ! Ce geste est considéré comme un véritable cadeau (je l’ai vécu moi-même en posture de stagiaire d’ailleurs !).

Puis, prenez un moment pour le féliciter et n’hésitez pas à prendre de ses nouvelles. Cela lui fera certainement plaisir et vous continuerez à avoir une belle relation sur la durée. Et qui sait, peut-être serez-vous amené à retravailler ensemble 😉 

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