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5 façons d’automatiser la comptabilité

La comptabilité vous fait peur ? Vous n'êtes pas le/la meilleur(e) dans ce domaine ?

Voici 5 façons d'automatiser la comptabilité afin d'appréhender cette tâche avec plus de sérénité

1 - Utiliser un logiciel de comptabilité

Utiliser un logiciel ou une application de comptabilité (ex : QuickBooks, FreshBooks, Expensify) vous permet de suivre les revenus, dépenses, l’état des factures et les taxes. Tout est rassemblé et calculé au même endroit, de façon automatique. Vous pouvez avoir des rappels, un tableau de bord récapitulatif automatisé et des connexions avec vos outils de travail du quotidien pour gagner du temps sur vos projets et contrats.

2 - Connecter les moyens de paiement à l’application de comptabilité.

Une façon utile d’automatiser vos transactions de revenus est de relier vos comptes de processeur de paiement à votre application de comptabilité. Par exemple, si vous utilisez Stripe ou PayPal pour recevoir des paiements par carte de crédit et de débit ou par chèque, en connectant ces apps à l’aide d’une intégration complète ou de Zapier, vous pouvez suivre les revenus automatiquement. Une automatisation qui vous permet de tracer vos ventes et d’anticiper votre comptabilité.

3 - Connecter les comptes professionnels à l’application de comptabilité

Un autre moyen utile de rationaliser et de simplifier la comptabilité est de relier vos comptes professionnels, carte de débit, carte de crédit et compte bancaire à votre application de comptabilité pour suivre les revenus et les dépenses. Ces intégrations permettront de suivre chaque transaction effectuée sur vos comptes. Vous n’aurez plus à saisir les détails des transactions à partir des reçus physiques, ce qui élimine le risque d’erreurs.

4 - Télécharger les photos des reçus pour les achats professionnels en déplacement.

En ce qui concerne les reçus, il existe d’autres moyens d’automatiser le suivi des dépenses. L’une des options consiste à prendre des photos des reçus et à les télécharger dans votre application de comptabilité. Vous pouvez ensuite étiqueter et ajouter des notes à la photo, si nécessaire, pour garder les choses organisées.

cash register, printer, receipt

Si votre application de comptabilité n’offre pas cette fonctionnalité, vous pouvez également télécharger les photos vers un système de gestion de fichiers ou de stockage en nuage tel que Google Drive ou Dropbox.

Pour aller plus loin dans le suivi des reçus physiques, vous pouvez également utiliser une application comme Expensify. Elle dispose d’une fonction SmartScan qui vous permet de prendre une photo d’un reçu, puis l’application en extrait les valeurs et les ajoute là où vous en avez besoin. Elle peut également créer un rapport de dépenses, de sorte que votre équipe n’a plus besoin de saisir manuellement ces détails.

Vous pouvez également utiliser l’automatisation avec Zapier pour suivre les rapports ailleurs, comme les enregistrer en PDF dans Google Drive ou les ajouter à une feuille de calcul.

En ce qui concerne les reçus, il existe d’autres moyens d’automatiser le suivi des dépenses. L’une des options consiste à prendre des photos des reçus et à les télécharger dans votre application de comptabilité. Vous pouvez ensuite étiqueter et ajouter des notes à la photo, si nécessaire, pour garder les choses organisées.

5 - Le suivi des dépenses des prestataires de services sur une feuille de calcul

Il existe certaines transactions commerciales qui ne sont pas toujours faciles à suivre automatiquement dans votre logiciel de comptabilité. Il s’agit par exemple des transactions mensuelles des fournisseurs de services, des frais de logiciel pour les fournisseurs de marketing par courriel ou d’hébergement Web, ou des paiements pour les publicités sociales. 

 

Si vous avez lié votre carte de crédit ou votre compte bancaire, ces transactions devraient être intégrées, mais si vous ne l’avez pas fait – ou si vous souhaitez un suivi plus détaillé de ces types de dépenses, vous pouvez ajouter ces frais à une feuille de calcul Google Sheets ou à un classeur Microsoft Excel. Étant donné que ces transactions sont généralement accompagnées d’un e-mail contenant les détails de la facture ou du reçu, vous pouvez facilement créer un Zap qui extraira les données nécessaires de l’e-mail et en assurera le suivi dans une feuille de calcul.

Il existe certaines transactions commerciales qui ne sont pas toujours faciles à suivre automatiquement dans votre logiciel de comptabilité. Il s’agit par exemple des transactions mensuelles des fournisseurs de services, des frais de logiciel pour les fournisseurs de marketing par courriel ou d’hébergement Web, ou des paiements pour les publicités sociales. 

 

Si vous avez lié votre carte de crédit ou votre compte bancaire, ces transactions devraient être intégrées, mais si vous ne l’avez pas fait – ou si vous souhaitez un suivi plus détaillé de ces types de dépenses, vous pouvez ajouter ces frais à une feuille de calcul Google Sheets ou à un classeur Microsoft Excel. Étant donné que ces transactions sont généralement accompagnées d’un e-mail contenant les détails de la facture ou du reçu, vous pouvez facilement créer un Zap qui extraira les données nécessaires de l’e-mail et en assurera le suivi dans une feuille de calcul.

 

Vous pouvez ensuite utiliser les nouvelles lignes de cette feuille de calcul pour télécharger les dépenses vers votre application de comptabilité, soit par téléchargement groupé, soit en utilisant Zapier pour en faire un processus continu. Incluez des colonnes dans votre feuille de calcul pour des éléments tels que la catégorie de transaction (exemple : frais de publicité, frais de fournitures de bureau, frais de déplacement, etc.), de sorte que lorsque vous serez prêt à télécharger les données, chaque poste sera appliqué de manière transparente à la bonne catégorie. ). Ainsi, lorsque vous serez prêt à télécharger les données, chaque ligne sera appliquée de manière transparente à la bonne catégorie. Cela vous évitera également de devoir rechercher des reçus individuels dans votre boîte de réception.

 

Vous pouvez également ajouter une troisième étape à ces Zaps pour envoyer ces informations dans votre logiciel de comptabilité. Pour ajouter une étape, il suffit de cliquer sur le signe plus après l’étape de votre feuille de calcul.

Automatiser la comptabilité et accroître l'efficacité

En utilisant une ou plusieurs de ces stratégies, vous serez sûr de simplifier votre processus de comptabilité, de sorte que vous pourrez consacrer plus de temps à votre entreprise et moins de temps à faire vos comptes.

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